Deelnamevoorwaarden Duurzaam Gastvrij 2021-2022

Algemeen:  Het Duurzaam Gastvrij programma wordt in Nederland beheert en uitgevoerd door De Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit. Alle verplichtingen en afspraken tussen de deelnemer en Duurzaam Gastvrij (vertegenwoordigd door De Stichting KMVK) zijn hieronder vastgelegd in de deelnamevoorwaarden.

Deelname aan Duurzaam Gastvrij - (artikel 1 t/m 7)

Artikel 1. Aanmelding / Deelname Duurzaam Gastvrij

1. Deelnemers aan Duurzaam Gastvrij  dienen te voldoen aan de  criteria behorende bij hun product groep. Voor de criteria en de productgroepen klikt u hier.
2. Voorafgaand aan de formele keuring voert de ondernemer de noodzakelijke maatregelen uit of investeert in de noodzakelijke voorzieningen, zodat het bedrijf voldoet aan de criteria.
3. Om in aanmerking te komen voor een formele keuring dient de (potentiele) deelnemer het aanmeldingsformulier  volledig in te vullen.
4. De aanmelding voor deelname is eenmalig en geldt alleen voor bedrijven die nog niet in het bezit zijn van het Duurzaam Gastvrij certificaat en is geldig tot wederopzegging.
5. Stichting KMVK beschikt over persoonsgegevens. Het gaat hier om de gegevens die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden of uitvoeren van de overeenkomst t.b.v. het Duurzaam Gastvrij  certificaat. Onze uitgebreide privacy policy staat op de website van de stichting.

Artikel 2. Betaling/deelnamekosten

1. Aan het voeren van het Duurzaam Gastvrij  certificaat is een jaarlijks deelname bedrag  verbonden. De verplichting tot betaling van deze kosten gaat in na het aanvragen van de eerste formele keuring en eindigt op 31 december van het jaar waarin de deelname conform de voorwaarde is opgezegd.
2. De betaling van de deelnamekosten dient te geschieden vóórdat de keuring plaatsvindt.

Artikel 3. Afspraak keuring

1. Na ontvangst van de aanmelding neemt een keurmeester contact op voor het maken van een afspraak voor de formele keuring.
2. De keuring zal pas plaatsvinden na ontvangst van de betaling van de deelname kosten.
3. Certificaathouders worden periodiek benaderd door een keurmeester  voor het inplannen van een keuring.

Artikel 4. Keuring

1. Een keurmeester zal op het bedrijf nagaan of het bedrijf daadwerkelijk voldoet aan de criteria van Duurzaam Gastvrij .
2. De ondernemer bereidt de keuring voor door een doe-het-zelfkeuring in te vullen in Mijn Duurzaam Gastvrij . Dit is tevens een checklist.
3. Op de afgesproken datum zal de keuring uitgevoerd worden. De keuringsafspraak kan kosteloos verzet worden binnen de termijn van uiterlijk 10 werkdagen voorafgaande aan de datum van de keuring. Bij annulering binnen 10 werkdagen wordt er een bedrag van €190,- in rekening gebracht. (In gevallen van overmacht aan de zijde van het te keuren bedrijf kan hiervan in overleg worden afgeweken).
4. De keuring op locatie vindt eens per twee jaar plaats, behalve in de eerste twee jaar, dan zijn er twee keuringen. In het tussenliggende jaar zonder keuring op locatie dient men wel het kengetallenregistratiesysteem bij te werken in Mijn Duurzaam Gastvrij .

Artikel 5. Resultaat van de keuring

1. Binnen uiterlijk 14 werkdagen na de keuring, ontvangt de deelnemer een schriftelijke bevestiging van de keuringsuitslag.
2. Om het Duurzaam Gastvrij  certificaat te behalen/behouden dient aan alle verplichte criteria voldaan te worden en aan het voorgeschreven aantal optionele criteria behorende bij het beoogde niveau brons, zilver of goud.
3. Op basis van zijn bevindingen tijdens het bedrijfsbezoek brengt de keurmeester een advies uit aan Duurzaam Gastvrij :
   Indien aan alle verplichte criteria voldaan wordt geeft de keurmeester een positief advies en zal de deelnemer hiervan een schriftelijke bevestiging krijgen.
4. Indien niet aan alle verplichte criteria en/of aan onvoldoende optionele criteria voldaan wordt, kan de keurmeester de keuring niet afronden en zal de deelnemer
   alsnog maatregelen moeten treffen om te voldoen aan de openstaande criteria (= herstelacties).  Dit wordt bij voorkeur administratief afgehandeld. Afhankelijk van het aantal en soort herstelacties en/of periode van herstelacties  kan eventueel een herkeuring op locatie nodig zijn, zie artikel 7b.
5. Indien de ondernemer het niet eens is met het advies van de keurmeester, kan de deelnemer bezwaar aantekenen.

Artikel 6. Uitreiking  certificaat

Bij een positief resultaat van de keuring (en na betaling van deelname kosten) zal het certificaat van Duurzaam Gastvrij aan de ondernemer worden overhandigd. De ondernemer zal door de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit op de hoogte worden gesteld op welke manier deze overhandiging zal plaatsvinden. Mogelijkheden zijn: jaarlijkse landelijke uitreiking in de maand februari, projectmatige uitreiking, persoonlijke aflevering of levering per post.

Artikel 7. Keuring

a) tijdsbesteding keuring
Een keuring heeft een gemiddeld tijdsbeslag van 2,5 uur. Een eerste keuring duurt over het algemeen één uur langer. Deze tijdsbesteding is over het algemeen voldoende indien de deelnemer de keuring op de juiste wijze heeft voorbereid. Een goede voorbereiding voldoet aan de volgende uitgangspunten:

• een Doe-het-zelf keuring is voorafgaande de keuring ingevuld in “Mijn Duurzaam Gastvrij ” en de bijbehorende documenten zijn op de juiste plaats ge-upload
• de deelnemer zorgt ervoor dat minimaal drie dagen voorafgaande aan de keuring de documenten in “Mijn Duurzaam Gastvrij” up-to-date zijn

Mocht tijdens de keuring blijken dat de voorbereiding onvoldoende is door onvoldoende kennis en/of ervaring dan kan ter plaatse in overleg de keuring omgezet worden in een proefkeuring waarbij de keurmeester het te certificeren bedrijf van advies voorziet ter voorbereiding op een volgende formele keuring.

b). Maximum herstelacties
Indien er tijdens een keuring te veel herstelacties ten aanzien van verplichte criteria zijn, dient een herstelkeuring op locatie uitgevoerd te worden. Een herstelkeuring is van toepassing indien aan 6 of meer verplichte criteria niet voldaan is. De afweging om een herstelkeuring in te plannen is voorbehouden aan de keurmeester. Afwijken van de gestelde grenswaarde, zowel aan de onder- als aan de bovenkant is altijd mogelijk, mist goed beargumenteerd. Bij twijfel treedt de keurmeester in overleg met een collega keurmeester.

In de volgende gevallen dient altijd een herstelkeuring op locatie plaats te vinden, ongeacht het aantal niet behaalde verplichte criteria:

• Aanpassing waterdoorstroming (verplichte norm)
• Vervangen verlichting (verplichte norm)

Een herkeuringsbezoek duurt maximaal 60 minuten. De kosten voor een herstelkeuring bedragen € 165 (2021)

c). Termijn herstelwerkzaamheden.
Voor herstelacties staat een termijn van 4-8 weken (afhankelijk van de zwaarte van de herstelwerkzaamheden). Indien de herstelacties niet binnen deze termijn worden afgerond volgt afkeuring. Op de website zal dan de tekst verschijnen “bedrijf voldoet momenteel niet aan de criteria”.  Indien daarna herstel werkzaamheden niet binnen 4 daaropvolgende maanden worden uitgevoerd heeft de Stichting KMVK het recht tot het verplichten van een nieuwe keuring óf treedt  artikel 9 in werking. De Stichting zal hierover contact opnemen met de deelnemer.

Beëindiging deelname – (artikel 8 t/m 13)

Artikel 8. Beëindiging deelname:  op eigen initiatief
1. Indien de ondernemer niet meer wenst deel te nemen aan Duurzaam Gastvrij  en de daarmee samenhangende jaarlijkse keuringen, dient de ondernemer vóór 1 oktober schriftelijk op te zeggen bij Stichting KMVK voor het daaropvolgende kalenderjaar.

2. De Stichting KMVK zal een bevestiging van de opzegging naar de ondernemer sturen.

3. Indien de ondernemer niet tijdig opzegt, worden de jaarlijkse deelnamekosten in rekening gebracht.

Artikel 9. Beëindiging deelname: niet meer voldoen aan de criteria van Duurzaam Gastvrij 
Indien blijkt dat het bedrijf niet (meer) voldoet aan de criteria van Duurzaam Gastvrij , behoudt de Stichting KMVK het recht om deelname aan en alle overige activiteiten rondom Duurzaam Gastvrij  voor het desbetreffende bedrijf te beëindigen.

Artikel 10. Wanbetaling
Indien het bedrijf niet voldoet aan het betalen van de gemaakte kosten of openstaande facturen, behoudt de Stichting KMVK het recht om deelname aan en alle overige activiteiten rondom Duurzaam Gastvrij  voor het desbetreffende bedrijf te beëindigen. Dit laat de verplichting alsnog te betalen onverlet.

 Artikel 11. Teruggave schild Duurzaam Gastvrij  
1. Bij beëindiging van de deelname aan Duurzaam Gastvrij  dient het schild met het Duurzaam Gastvrij logo erop uiterlijk één maand na beëindigingsdatum aan de Stichting te worden geretourneerd. De kosten voor verzending zijn voor de ondernemer.

2. Indien de ondernemer niet voldoet aan het terugsturen van het muurschild, is de Stichting KMVK gehouden het betreffende schild te laten ophalen. Kosten hiervoor zijn voor rekening van de ondernemer.

3. Het Duurzaam Gastvrij schild is en blijft te allen tijde eigendom van Stichting KMVK.

Artikel 12. Beëindiging communicatie rondom Duurzaam Gastvrij 
Bij beëindiging van deelname aan Duurzaam Gastvrij  dient de ondernemer ook het gebruik van het beeldmerk van Duurzaam Gastvrij  in alle, ook promotionele uitingen (denk hierbij aan bijvoorbeeld briefpapier, folders, advertenties, vermeldingen in gidsen, op websites etc.) te beëindigen en wel met ingang van het daaropvolgende kalenderjaar.

Artikel 13. Financiële verplichtingen en boete-clausule.
1. De verplichting om openstaande facturen te betalen vervalt niet bij beëindiging van deelname aan Duurzaam Gastvrij .

2. Bij het niet nakomen van de genoemde verplichtingen in artikel 11 en 12 is het bestuur van Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit gerechtigd, zonder daarbij in gebreke te stellen, een boete op te leggen van € 500,00 per overtreding.

Bezwaarprocedure (artikel 14 t/m 16)

Artikel 14. Bezwaar aantekenen

1. De ondernemer kan bezwaar aantekenen bij de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit over een besluit/beslissing van de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit.
2. De Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit zal op een bezwaar schriftelijk reageren.

Artikel 15. Bezwaar aantekenen inzake beslissing keuring Duurzaam Gastvrij 

1. Indien de ondernemer het niet eens is met de beslissing over de Duurzaam Gastvrij keuring, kan de ondernemer bezwaar aantekenen bij de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit.
2. Voordat een beslissing wordt genomen op het bezwaar, zal een afgevaardigde van de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit eerst overleggen met de ondernemer en laat, indien nodig, een herkeuring verrichten.
3. Indien een herkeuring zal plaatsvinden, gebeurt dit altijd door een andere  keurmeester. De Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit zal daarom een tweede  keurmeester vragen een second opinion te geven over het desbetreffende bedrijf.
4. Indien de ondernemer reeds in het bezit is van Duurzaam Gastvrij van het voorafgaande jaar, mag het bestaande niveau van de Duurzaam Gastvrij worden aangehouden tot het tijdstip waarop over het bezwaar wordt beslist.

Artikel 16. Beslissing en betaling inzake herkeuring Duurzaam Gastvrij 

1. De beslissing van de tweede  keurmeester is bindend.
2. Bij een positief resultaat van de herkeuring:

a. zal de ondernemer het certificaat alsnog uitgereikt krijgen;
b. zullen de kosten voor de herkeuring voor rekening komen van Stichting KMVK; alleen in die gevallen dat tussentijds, tussen de eerste en tweede (her)keuring geen extra inspanningen op het bedrijf en/of door de ondernemer zijn verricht om alsnog te voldoen aan de criteria van Duurzaam Gastvrij ; 
c. zullen kosten van de herkeuring voor rekening komen van de ondernemer, in die gevallen dat tussentijds, tussen de eerste en de tweede (her)keuring wel extra inspanningen op het bedrijf en/of door de ondernemer zijn verricht om alsnog te voldoen aan de criteria van Duurzaam Gastvrij .

3. Bij een negatief resultaat van de herkeuring:

zal door de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit besloten worden, op grond van het keuringsresultaat, of het Duurzaam Gastvrij  certificaat in zijn geheel wordt teruggenomen of dat het niveau van Duurzaam Gastvrij verlaagd zal worden (bijvoorbeeld van goud naar zilver of brons of van zilver naar brons). In het geval dat Duurzaam Gastvrij  in zijn geheel wordt teruggenomen, dient de ondernemer het schild met Duurzaam Gastvrij  naar de Stichting Keurmerk Milieu, Veiligheid en Kwaliteit terug te sturen.
.